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  個人資料保護管理要點

104年3月19日桃稅秘稽字第1043925007號函發布,自104年3月20日起實施

 壹、總則

     一

配合個人資料保護法(以下簡稱本法)之實施,為落實本局個人資料之保護及管理,特訂定本要點,並設置本局個人資料保護管理執行小組(以下簡稱個資執行小組),執行相關事項。

貳、個資執行小組之設置

二、

小組之任務如下:

 

(一)本局個人資料保護政策之擬議。

 

(二)本局個人資料保護、管理之規劃及執行事項。

 

(三)本局個人資料隱私風險之評估及管理。

 

(四)本局個人資料管理制度適法性與合宜性之檢視、審議及評估。

 

(五)本局各單位專責人員與職員工教育訓練之規劃及執行。

三、

小組置召集人一人,由副局長兼任之;執行秘書一人,由主任秘書兼任之;組員若干人,由本局各單位主管及股長或專員擔任各單位個人資料保護之專責人員兼任之,辦理本小組有關業務。

四、

小組會議視業務推動之需要,不定期召開,由召集人主持;召集人因故不能主持會議時,得指定執行秘書代理之。幕僚作業由專門委員擔任執行幹事,主辦稽核人員擔任幹事辦理相關事項。

五、

小組執行秘書兼任本局個人資料保護聯絡窗口,擔任重大或跨單位個人資料外洩事件之民眾聯繫單一窗口。

六、

小組組員應就各單位保管之個人資料辦理下列事項:

 

(一) 當事人依本法第十條及第十一條第一項至第四項所定請求事項之管理。
(二) 本法第十一條第五項及第十二條所定通知事項之管理。
(三) 本法第十七條所定公開或供公眾查閱之事項。
(四) 本法第十八條所定個人資料檔案安全維護及執行。
(五) 本法暨相關法令之諮詢。
(六) 個人資料保護業務之協調聯繫。
(七) 個人資料安全事件之通報。
(八) 單位內個人資料外洩事件之民眾聯繫窗口。
(九) 單位內個人資料損害預防及危機處理應變之通報。
(十) 單位內個人資料保護管理之規劃、執行及自行查核。

七、

小組執行幹事及幹事兼任本局個人資料保護管理人員,應辦理下列事項:

 

(一) 小組會議之行政作業。
(二) 本局個人資料專責人員名冊之製作及更新。
(三) 本局個人資料保護管理之規劃及執行。
(四) 本局個人資料保護事項之協調及聯繫。
(五) 本局保有及管理個人資料之項目公告。
(六) 本局個人資料保護法相關教育訓練,惟得請資訊科及政風室配合辦理之。
(七) 本局個人資料專責人員及員工教育訓練名單及紀錄之彙整。

參、個人資料範圍

八、

本要點所稱個人資料之類別,指依本法第五十三條規定,由法務部會同中央目的事業主管機關指定之項目。

九、

本局蒐集、處理或利用個人資料之特定目的,以本局依適當方式公開者為限。有變更者,亦同。

肆、個人資料之蒐集、處理及利用

十、

各單位對於個人資料之蒐集、處理或利用,應確實依本法第五條、第十五條及第十六條規定為之。

十一、

各單位蒐集當事人個人資料時,應明確告知當事人下列事項。但符合本法第八條第二項規定情形之一者,不在此限:

 

(一) 機關或單位名稱。
(二) 蒐集之目的。
(三) 個人資料之類別。
(四) 個人資料利用之期間、地區、對象及方式。
(五) 當事人依本法第三條規定得行使之權利及方式。
(六) 當事人得自由選擇提供個人資料時,不提供將對其權益之影響。

十二、

各單位蒐集非由當事人提供之個人資料,應於處理或利用前,向當事人告知個人資料來源及本要點第十一點第一款至第五款所列事項。但符合本法第九條第二項規定情形之一者,不在此限。
前項之告知,得於首次對當事人為利用時併同為之。 
第一項非由當事人提供之個人資料,於本法修正施行前即已蒐集者,除有本法第九條第二項所定免為告知之情形外,應自本法修正施行之日起一年內完成本法第九條第一項所列事項之告知。

十三、

各單位依本法第十五條第二款及第十六條但書第七款規定經當事人書面同意者,應取得當事人同意書。

十四、

各單位依本法第十五條或第十六條規定對個人資料之蒐集、處理、利用時,應依相關作業規範或計畫辦理之,並將個人資料之利用歷程確實記錄。
各單位依本法第十六條但書規定對個人資料為特定目的外之利用,應詳為審核並簽奉核定後為之。
對於個人資料之利用,不得為資料庫之恣意連結,且不得濫用。

十五、

各單位保有之個人資料有誤或缺漏時,應簽奉核定後更正或補充之,並留存相關紀錄。

十六、

各單位保有之個人資料正確性有爭議者,應簽奉核定後停止處理或利用該個人資料,並確實記錄。但符合本法第十一條第二項但書情形者,不在此限。

十七、

各單位保有個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時,應刪除、停止處理或利用,並確實記錄。但符合本法第十一條第三項但書情形者,不在此限。

十八、

各單位依本法第十一條第四項規定刪除、停止蒐集、處理或利用個人資料者,應簽奉核定後為之,並確實記錄。

十九、

因可歸責於本局之事由,未為更正或補充之個人資料,應依本法第十一條第五項規定,應於更正或補充後,由資料保有單位以通知書通知曾提供利用之對象。

二十、

各單位遇有本法第十二條所定個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害情事者,經查明後,應以適當方式儘速通知當事人。

伍、當事人行使權利之處理

二十一、

當事人依本法第十條或第十一條第一項至第四項規定向本局為請求時,應填具申請書,並檢附相關證明文件。

前項申請書或證明文件,如有遺漏或欠缺,應通知限期補正。申請案件有下列情形之一者,應以書面駁回其申請:

 

(一) 申請書或證明文件內容有遺漏或欠缺,經通知限期補正,逾期仍未補正。
(二) 有本法第十條但書各款情形之一。
(三) 有本法第十一條第二項但書或第三項但書所定情形之一。
(四) 與法令規定不符。

二十二、

當事人依本法第十條規定提出之請求,應於十五日內為准駁之決定。前項准駁決定期間,必要時得予延長,延長期間不得逾十五日,並應將其原因以書面通知申請人。

二十三、

當事人請求查詢、閱覽或摰給個人資料複製本者,依本局檔案開放應用收費標準收取費用。
當事人閱覽其個人資料,應由承辦單位派員陪同為之,屬檔案室所保管之機關檔案者,並依本局「檔案開放應用作業要點」辦理;屬各單位所持有保管者,應依政府資訊公開法第十八條、稅捐稽徵法第三十三條暨行政程序法第四十六條、第一百七十條等相關規定辦理。

二十四、

當事人依本法第十一條第一項至第四項規定提出之請求,本局應於三十日內為准駁之決定。

前項准駁決定期間,必要時得予延長,延長期間不得逾三十日,並應將其原因以書面通知申請人。

二十五、

個人資料檔案,其性質特殊或法律另有規定不應公開其檔案名稱者,得依政府資訊公開法或相關法律規定,限制公開或不予提供。

二十六、

當事人對於本局提起損害賠償訴訟者,由法務科依本法、國家賠償法及本局行政救濟暨國家賠償案件作業手冊相關規定處理之。

陸、個人資料檔案安全維護

二十七、

為防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏,本局指定之個人資料保護專責人員,應依本要點及相關法令規定辦理個人資料檔案安全維護事項。

二十八、

個人資料檔案,應建立管理制度,分級分類管理,並針對接觸人員建立安全管理規範。本局所保有之各類個人資料檔案一般性安全管理規範如下:

 

(一) 文書檔案室內之個人資料檔案:應依檔案法暨相關法令規定管理之。
(二) 各單位倉庫內之個人資料檔案:應指定專人,針對人員及資料之進出管理之。
(三) 各單位各自保有之個人資料檔案
1.各類文書應依行政院訂頒之「文書處理手冊」文書保密規定管理之。
2.保管人員應善盡保管責任,每次下班或外出時,應妥為收藏,以免資料外洩或遺失。
3.欲作廢之個人資料檔案,除撕毀或碎裂外,應集中定期銷毀之。
(四) 個人資料檔案資訊系統:應依本局資訊安全管理系統(ISMS)相關作業規定管理之。

 

為確保個人資料檔案之安全維護,各單位得視業務屬性,另行自訂管理制度及管理規範。

二十九、

為強化個人資料檔案資訊系統之存取安全,防止非法授權存取,維護個人資料之隱私性,應建立個人資料檔案安全稽核制度,除由各單位內部自行稽核外,另由本局個人資料保護稽核小組(即本局資訊稽核小組成員)定期稽核,並將稽核結果提報本局個資執行小組會議。 
前項個人資料檔案資訊系統之帳號、密碼、權限管理及存取紀錄等相關管理事宜,依本局「系統安全管理作業說明書」、「帳號安全管制作業說明書」及「網路管理作業說明書」辦理。
第一項個人資料檔案安全稽核之運作組織、稽核頻率及稽核所應注意之相關事項,依本局資訊安全管理系統(ISMS)相關作業辦理。

三十、

各單位人員遇有個人資料檔案發生遭人惡意破壞毀損、作業不慎等危安事件,或有駭客攻擊等非法入侵情事,如屬非資訊面之個人資料外洩事件,應進行緊急因應措施,並應填寫「個人資料事件通報紀錄處理單」(如附表1),迅速簽會政風室並陳報本局個資執行小組召集人,惟影響多數納稅義務人權益及本局組織運作者,政風室應即陳報啟動本局危機處理小組;如屬資訊面之個人資料外洩事件,應依本局「營運持續管理程序書」及「資訊安全事件管理作業程序書」辦理。相關事件處理完竣後,各單位專責人員應提報本局個資執行小組會議。

三十一、

個人資料檔案安全維護工作,除本要點外,並應符合行政院及本局訂定之相關資訊作業安全與機密維護規範。

柒、附則

三十二、

本局依本法第四條規定委託蒐集、處理或利用個人資料者,適用本要點。

三十三、

本要點經奉 核定後實施,修正時亦同。


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